Avantajele unui cabinet Paperless
Paperless office
8 iul. 2021
Te-ai săturat de acele procese care sunt ineficiente în cabinet? Ai mereu impresia că timpul lucrează împotriva ta? Fii la zi cu tehnologia și intră în era Paperless.Ți-am adunat cele mai importante avantaje ale acesteia.Când vorbim de un mediu paperless, mai ales în cadrul cabinetelor medicale, există câteva avantaje considerabile care pot eficientiza atât activitatea noastră cât și relația cu pacienții.
Hai să vedem care sunt avantajele principale:
1. Salvează timp
Timpul petrecut completând, organizând și căutând documente pe hârtie este un timp care ar putea fi alocat unor activități mult mai importante.
Documentele digitalizate sunt stocate într-un ”depozit central”, care este în esență un cabinet de arhivare digital bine organizat în care “locuiesc” toate hârtiile tale.
Folosind sistemul Evolvo pentru gestionarea documentelor, vei obține aceleași abilități puternice de căutare pe care le folosești și în Google.
Pe scurt, echipa ta poate găsi fișiere printr-un singur clic, mult mai rapid decât procesul manual de căutare a unui fișier specific, într-un dosar uitat prin dulapuri. Astfel vei putea folosi acest timp suplimentar pentru proiecte generatoare de venituri.
2. Economisește spațiu
Hârtia ocupă mult spațiu - la fel ca dulapurile utilizate pentru depozitarea acestor documente. Cărțile și rafturile sunt, de asemenea, voluminoase. Partea și mai rea este că hârtiile se acumulează constant, adesea adunându-se mai repede decât rata de sortare și organizare a acestora.Fenomen valabil mai ales pentru domeniile de activitate care au perioade lungi de păstrare obligatorie a documentației.
Evolvo nu doar că-ți permite să digitalizezi documentele pe care le ai, dar le și stochează în Cloud. Astfel că fișierele digitalizate nu mai ocupă deloc spațiu fizic în cabinet și sunt păstrate exclusiv pe calculator.
3. Economisește bani
Este dovedit faptul că managementul digital este mult mai eficient decât cel clasic, ceea ce se poate traduce și în costuri mai reduse de administrare. Un alt fapt cunoscut este că birourile fără hârtie pot procesa un volum mult mai mare de documente comparativ cu birourile tradiționale, tocmai datorită gestionării facilitate de calculator.
Mai mult, digitalizarea reduce banii cheltuiți pe elementele de papetarie și birotică, la care se adaugă și timpul economisit de angajați pentru gestionarea documentelor. Acest lucru nu doar că-ți va elibera angajații pentru a se ocupa de sarcini mult mai importante dar va și reduce considerabil riscul ca aceștia să facă o greșeală în timpul gestionării documentelor. Știai că mai mult de 48% din erorile din timpul lucrului apar datorită activităților repetitive și a oboselii cauzate de acestea? Evolvo te va ajuta să reduci semnificativ aceste erori și astfel indirect să economisești sume importante pe termen lung.
4. Facilitează transferul de informații
Prin gestionarea documentelor, Software-ul Evolvo oferă un proces simplu pentru salvarea acestora.Orice scanări, poze sau pdf.-uri pot fi compelate de software-ul Evolvo pentru un transfer ușor a hârtiilor în mediul digital. Multe aplicații utilizate în mod obișnuit pentru editarea documentelor, cum ar fi Microsoft Office și Adobe Acrobat, se integrează cu sistemul Evolvo și au plugin-uri native care vă permit să gestionați conținutul documentului. Toate aceste funcționalități sunt doar la un click distanță.
5. Promovează mediul
Fabricarea produselor din hârtie duce la defrișări suplimentare și producerea gazelor cu efect de seră. Reciclarea poate compensa o parte din impactul asupra mediului, dar nu îl poate reduce în totalitate. Majoritatea hârtiei ajunge în cele din urmă într-un depozit de deșeuri. Mai mult, cerneala și tonerele conțin compuși volatili și substanțe toxice care dăunează mediului. Este mult mai durabil să elimini pur și simplu utilizarea hârtiei cu totul, trecând la o gestionare paperless. Proces în care Evolvo te va ajuta considerabil.
6. Sporește securitatea
Documentele fizice sunt greu de urmărit - grămezile de hârtie se pot pierde sau deteriora fără ca cineva să observe. De asemenea, poate fi dificil să monitorizezi accesul, printarea și copierea fișierelor sensibile. Software-ul Evolvo are capacități avansate de securitate care pot face față acestor necesități. Administratorii de sistem pot configura drepturi de acces particulare pentru fiecare angajat.
Astfel se pot atribui permisiuni acestora pentru a accesa diverse documente sau care permit acestora să facă modificări de securitate.
Vrei să vezi detaliat modul de lucru al acestor funcții și nu numai? Cere o prezentare a softului Evolvo chiar acum și îți vom arăta cum poți să crești eficiența echipei din cabinetul tău.
